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Working Today | June 22, 2017

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Ordnung ins Chaos bringen

Ordnung ins Chaos bringen

Es ist schwer sich auf eine Sache zu konzentrieren, wenn noch viele andere Aufgaben im Hinterkopf herumschwirren. Die vielen Gedanken vernebeln die Sicht auf das Wesentliche. Sie können dazu führen, dass wir unseren Aufgaben nicht richtig nachgehen, sie gleich ganz vergessen und uns hilflos überfordert fühlen.

Schlechte Organisation hat weitreichende Folgen: Vergessene Treffen, ungenügende Arbeitsergebnisse und Unzuverlässigkeit wirken sich negativ auf Sozial- und Arbeitsbeziehungen aus. Das Gefühl den Aufgaben nicht gewachsen zu sein, führt zu dauerhaftem Stress und ständiger Überlastung. Wer nicht früh genug die Notbremse zieht, kann an körperlichen Beschwerden oder Burnout-Syndrom erkranken.
Der Grund für die hilflose Überforderung liegt häufig bei uns selbst und unserer Organisiertheit. Doch Hopfen und Malz sind nicht verloren, denn es ist gar nicht so schwer, besser organisiert zu sein.

Papier und Bleistift

Wer sich und seine Arbeit besser strukturieren will, sollte zunächst wissen, welche Aufgaben erledigt werden müssen. Um eine Übersicht zu erhalten, empfiehlt es sich, alle Dinge, die erledigt werden müssen auf einen Zettel zu schreiben. Dazu gehören ausnahmslos auch alle Teilaufgaben. Einerseits hilft eine solche To-do-Liste dabei, Aufgaben oder Ideen nicht wieder zu vergessen. Andererseits können die Ergebnisse in Aufgabenkategorien zusammengefasst werden, die später zusammen bearbeitet werden können.

Ordnung

Die gute alte To-do-Liste soll uns eigentlich helfen. Die meisten Menschen tendieren jedoch dazu, zu lange Listen zu schreiben und sie dann „verschwinden“ zu lassen. Selbst, wenn nicht alles, was darauf steht, dringend oder sofort umsetzbar ist, können zu viele Infos erneut zu heilloser Überforderung führen. Beim Blick auf die Liste überwiegt der Eindruck der Menge und nicht der Dringlichkeit, was zum Eindruck führen kann, alles sofort machen zu müssen.
Um dies zu vermeiden, sollte man seine Arbeit in regelmäßigen Abständen organisieren. Dabei hat sich die wöchentliche Planung als am erfolgreichsten herausgestellt. Wer einzelne Aufgaben realistisch auf einen jeden Wochentag aufteilt, wird sie sehr wahrscheinlich auch alle erledigen. Wem im Laufe der Arbeit auffällt, dass die Aufgabe nicht in der vorgegebenen Zeit zu schaffen ist, sollte sie trotzdem angefangen oder weiterbearbeiten. Manchmal brauchen Dinge unerwartet mehr Zeit, schließlich weiß man nie, was kommt. Aufgaben zu erledigen oder mit ihnen anzufangen, gibt nicht nur das gute Gefühl „etwas geschafft zu haben“, sondern führt auch wirklich dazu, produktiver zu sein.

Einfach ist besser

Dauerhafte Verhaltensänderungen im Alltag umzusetzen ist gar nicht so einfach. Je radikaler wir uns verändern wollen, desto wahrscheinlicher ist, dass das Unterfangen scheitert. Darum ist es empfehlenswert, Umstellungen nicht zu überstürzen. Stattdessen sollte man sie Verhaltensweisen und anderen Aufgaben hinzufügen, denen man eh schon nachgeht. Wenn man beispielsweise sowieso schon jeden Morgen seine Mails liest, kann man damit anfangen, sie auch gleich zu beantworten, anstatt dies auf später zu verschieben.
Ob für die Arbeitsplanung auf den klassischen Kalender, ein Klemmbrett oder ein App zurückgegriffen wird, ist Geschmackssache. Wichtig ist jedoch, dass man sich mit seinem Hilfsmittel wohlfühlt, es den eigenen Bedürfnissen entspricht und man es konsequent benutzt.

Es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen

Diese Worte hat ein jeder schon mal gehört. So „abgedroschen“ sie klingen mögen – so wahr sind sie. Sich selbst zu verändern und besser zu organisieren bedeutet einen Prozess einzugehen, der nicht über Nacht abgeschlossen werden kann. Wenn wir uns verändern wollen, müssen wir lernen. Das bedeutet auch, dass wir unsere Erwartungen vielleicht nicht immer ganz erfüllen können. Zu lernen, sich selbst besser zu strukturieren kann man letztlich nur, wenn man das Risiko eingeht, Fehler zu machen, um aus ihnen zu lernen – so, wie wir auch als Kinder viele Male fallen mussten, bevor wir wussten, wie man einen Fahrradlenker richtig kontrolliert